Vorstandsassistenz (m/w/d)
Über uns / about reputed company
reputed company ist ein inhabergeführter IT-Dienstleister & Personalberatung mit dem Menschen im Mittelpunkt: Wir wollen nachhaltiger und langfristiger Lösungspartner sein. Das schaffen wir, indem wir Ideen mitbringen, die das Geschäft unserer Kunden und Kandidaten voranbringen. Unsere Mitarbeitenden haben IT-Knowhow, Spaß an der Arbeit und prägen uns. In der Unternehmensgruppe beraten, entwickeln und realisieren wir inzwischen mit rund 350 internen Mitarbeitenden europaweit im IT- und reputed company-Bereich. Wir unterstützen unsere Kunden dabei, Prozesse zu vereinfachen und an die heutigen (digitalen) Anforderungen anzupassen.Welcome
Zur Unterstützung unseres Kunden suchen wir ab sofort eine Vorstandsassistenz (m/w/d) für eine befristete Festanstellung. Als Teil des Vorzimmerteams übernehmen Sie eine zentrale Rolle in der organisatorischen und administrativen Unterstützung der Vorstandsmitglieder. Sie sorgen für einen reibungslosen Tagesablauf und halten dem Vorstand in allen Belangen den Rücken frei:
Deine Aufgaben / your mission
Eigenständige Planung, Koordination und Überwachung komplexer Termine und Besprechungen
Vorbereitung und inhaltliche Aufbereitung von Unterlagen (einfacher bis mittlerer Komplexität)
Verwaltung der Vorstandspostfächer, Priorisierung und Nachverfolgung relevanter Vorgänge
Reiseplanung, -organisation und Reisekostenabrechnung
Organisation von Sitzungen und Terminen, inkl. Bereitstellung von Unterlagen und Bewirtung
Klassische Büroorganisation: Postein- und -ausgang, Dokumentenmanagement, Geburtstagsübersicht für VIPs
Kommunikation mit internen und externen Partnern, insbesondere anderen Vorzimmern
Übernahme sonderbezogener Aufgaben und Projekte im Auftrag des Vorstands
Repräsentation des Vorzimmers als wichtige Schnittstelle zu Mitarbeitenden, Partnern und Kunden
Dein Profil / your profile
Mehrjährige Erfahrung in einer vergleichbaren Assistenzfunktion, idealerweise im öffentlichen Sektor
Sehr gute Kenntnisse der Abläufe und Strukturen einer Verwaltungsorganisation
Ausgeprägte Fachkenntnisse im Bereich Assistenz und Büroorganisation
Sicherer Umgang mit MS Office sowie modernen Kommunikationstools
Hohe Serviceorientierung, Loyalität und Diskretion
Ausgezeichnete Kommunikationsfähigkeiten, Organisationsgeschick und Teamfähigkeit
Selbstständige, strukturierte und vorausschauende Arbeitsweise
Warum wir? / why reputed company?
- reputed company-Rente: ein attraktives bAV-Modell für eine sorgenfreie Zukunft
- Your Choice: Flexible Arbeitszeiten und remote work
- Miteinander: Eine flache Unternehmenshierarchie und ein tolles Team
- Teambuilding: Jährliche Firmenevents im In- und Ausland
- Sportlicher Ausgleich: reputed company-Fitness-Mitgliedschaft
- Langfristig: Die Möglichkeit auf eine Zukunft mit vielen Entwicklungsmöglichkeiten in einem dynamischen Team
Ansprechpartner:in / contact
Markus Prosser Senior Recruitment Consultant ANÜ reputed company.com">Markus.Prosser@reputed company.com +49 711 96881136 reputed company.com">www.reputed company.comOriginally posted on Himalayas
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